L’ère digitale ouvre la possibilité de numériser des sommes colossales d’archives et de les transformer ainsi en bases de données exploitables. Les entreprises et les organisations publiques peuvent désormais capitaliser des informations qui deviendront accessibles par de simples recherches à partir de mots-clés, de tags ou en full-text. Ces processus de dématérialisation permettent à des collaborateurs habilités d’accéder aux ressources informationnelles aussi aisément qu’avec un moteur de recherche sur internet. Le record management va ainsi permettre de valoriser l’antériorité d’un patrimoine informationnel ancien, en y ajoutant simplement de nouveaux éléments au fil de l’eau.
Désormais, toute organisation est soumise aux enjeux du patrimoine immatériel. Elle doit apprendre à gérer le cycle de vie du document, en définissant les informations pertinentes ayant vocation à intégrer son fond d’archive (son stock). Elle doit aussi fixer les règles permettant de remonter aux différentes versions des versements, de déterminer les documents entrants et sortants (ses flux). La culture du record management à l’anglo-saxonne engage l’entreprise dans une démarche globale permettant le traitement complet du cycle de vie du document mais aussi de filtrer la circulation des flux d’information. Au final, il s’agit d’optimiser les processus métiers, de partager les connaissances et de protéger les actifs immatériels de l’organisation.
