Désormais, toute organisation est soumise aux enjeux du patrimoine immatériel. Elle doit apprendre à gérer le cycle de vie du document, en définissant les informations pertinentes ayant vocation à intégrer son fond d’archive (son stock). Elle doit aussi fixer les règles permettant de remonter aux différentes versions des versements, de déterminer les documents entrants et sortants (ses flux). La culture du record management à l’anglo-saxonne engage l’entreprise dans une démarche globale permettant le traitement complet du cycle de vie du document mais aussi de filtrer la circulation des flux d’information. Au final, il s’agit d’optimiser les processus métiers, de partager les connaissances et de protéger les actifs immatériels de l’organisation.

Les bases de données documentaires présentent pourtant un grand intérêt pour la veille stratégique. Elles allient la valeur ajoutée des contenus proposés avec un système de requête performant. Une étude menée en 2010 par Energy Technology Data Exchange (ETDE) tend à prouver la supériorité absolue d’une base de données structurée sur des moteurs de recherche classiques. Dans cette étude, une quinzaine de requêtes sont soumises à la base de données produite par l’ETDE dans le domaine de l’énergie. On compare ensuite les résultats précisément obtenus avec ceux des deux moteurs Google ou Google Scholar. Au final, la base de donnée structurée se révèle être la source la plus adaptée pour un public d’experts, notamment en cas de recherche thématique (type état de l’art).

En conclusion, la valeur ajoutée n’est pas toujours disponible en source ouverte (open data). La gratuité de l’information est aussi un « miroir aux alouettes ». Le chef d’entreprise doit parfois accepter de payer pour obtenir rapidement une information utile et de qualité.